Кадровый ЭДО: как перевести персонал на электронные подписи и сэкономить тонны бумаги

Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) позволяет автоматизировать до 90% процессов работы с персоналом и полностью отказаться от бумажных архивов. Основу правовой базы составляют статьи 22.1–22.3 ТК РФ, введенные законом № 377-ФЗ, которые легализовали электронный формат большинства кадровых документов.

1. Какие электронные подписи использовать

Для легитимности КЭДО стороны должны использовать разные типы подписей в зависимости от документа: 

• Для работодателя: Обязательна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Только она дает документам полную юридическую силу без дополнительных соглашений.
• Для сотрудников: Допускается три варианта:
  • УКЭП — самый надежный, но дорогой вариант.
  • УНЭП (усиленная неквалифицированная подпись) — оптимальный выбор для большинства кадровых процедур.
  • ПЭП (простая электронная подпись) — подходит для ознакомления с локальными актами, но требует заключения соглашения о признании её юридической силы. 

2. Пошаговый план внедрения КЭДО

Процесс перехода регулируется ст. 22.2 ТК РФ и включает следующие этапы: 

1. Выбор системы: Определение IT-платформы (например, через оператора ЭДО) и способов выпуска подписей.
2. Разработка ЛНА: Издание Положения о КЭДО, где прописаны сроки перехода, перечень электронных документов и используемые системы.
3. Уведомление персонала: Рассылка официальных уведомлений всем сотрудникам о переходе на новый формат.
4. Сбор согласий: Получение письменного согласия от каждого работника. Важно: сотрудники, принятые после 31.12.2021 и не имеющие трудового стажа, могут быть переведены на КЭДО без их согласия.
5. Выпуск подписей и обучение: Массовая генерация подписей (УНЭП/УКЭП) для персонала и инструктаж по работе в личном кабинете. 

3. Экономия и ограничения

Внедрение КЭДО сокращает расходы на печать, логистику (особенно для удаленных сотрудников) и хранение документов. Стоимость обслуживания в среднем составляет от 400 руб. на сотрудника в год.

Что нельзя перевести в цифру (только бумага): 

• Приказ об увольнении;
• Акт о несчастном случае на производстве;
• Журналы/документы по инструктажу по охране труда.

Хотите рассчитать точную стоимость лицензий для вашего количества сотрудников или подобрать систему под специфику вашей отрасли - обратитесь к специалистам компании "ТехКон". Получить подробную бесплатную консультацию Вы можете  по телефону +7 (4712) 220-720 или +7(919)213-71-11.

Работаем по всей России! 

Возможно Вы искали: КЭДО, кадровый электронный документооборот, переход на КЭДО, электронный документооборот с сотрудниками, кадровый ЭДО 2024, внедрение КЭДО, электронная подпись для сотрудников, УКЭП и УНЭП в кадрах, статья 22.1 ТК РФ, закон о КЭДО.