Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — цифровой перевозочный документ для автомобильной перевозки груза. Она не заменяет УПД, счёт-фактуру или товарную накладную: ЭТрН подтверждает именно отношения и фактические действия в перевозке. С 1 сентября 2026 года электронный формат становится общим правилом для транспортных накладных, заказов и заявок при автомобильных грузоперевозках. Поэтому подготовиться должны не только автоперевозчики, но и производители, оптовики, магазины, склады, строительные компании и любые организации, которые регулярно отправляют или принимают груз с привлечением перевозчика.
Когда переход становится обязательным
До 1 сентября 2026 года ЭТрН применяется добровольно по соглашению участников. С указанной даты Федеральный закон № 140-ФЗ вводит обязанность оформлять электронные перевозочные документы для участников перевозок. Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262 одновременно устанавливает закрытый перечень ситуаций, когда транспортную накладную, заказ или заявку можно оформить на бумаге. Это значит, что для обычной коммерческой автоперевозки бумажная накладная перестаёт быть вариантом «по привычке».
Обмен идёт через оператора информационной системы электронных перевозочных документов и ГИС ЭПД. Участники создают и подписывают свои части документа, а сведения становятся доступны в государственной системе. В практической работе важно заранее распределить роли, назначить ответственных и проверить, что у каждой стороны есть подходящая электронная подпись и возможность обмена.
Какие контрагенты используют ЭТрН
В типовой доставке участвуют три стороны. Грузоотправитель формирует начальные сведения о грузе, условиях перевозки, местах погрузки и выгрузки и подписывает свой титул до начала рейса. Им может быть продавец, поставщик, склад, производитель или покупатель — не обязательно собственник товара. Роль определяется тем, кто передаёт груз перевозчику по договору перевозки.
Перевозчик принимает груз к перевозке, указывает транспортное средство и водителя, фиксирует события рейса и передаёт сведения дальше по маршруту документа. Это может быть транспортная компания или ИП-перевозчик. Наличие собственного автомобиля у продавца само по себе ещё не делает его участником договора перевозки: нужно смотреть реальную схему отношений.
Грузополучатель участвует в приёмке: подтверждает выдачу груза либо отражает замечания. Для покупателя ЭТрН важна как цифровая история движения конкретной поставки. Компания, которая только получает товар от поставщиков, также должна быть готова принять и подписать свою часть ЭТрН; требование не ограничено сферой логистики.
В схеме может быть экспедитор. Он организует перевозку по договору транспортной экспедиции, а с 1 сентября 2026 года электронными становятся также экспедиторские документы. Экспедитору нужно отдельно настроить сценарий и разграничить его с перевозкой: экспедитор и фактический перевозчик могут быть разными организациями.
| Участник | Когда подключается | Практическая задача |
|---|---|---|
| Грузоотправитель | Передаёт груз привлечённому перевозчику | Создать и подписать начальный титул ЭТрН |
| Перевозчик | Оказывает услугу перевозки | Подтвердить приём, рейс и выдачу груза |
| Грузополучатель | Принимает доставленный груз | Подписать приёмку или зафиксировать замечания |
| Экспедитор | Организует перевозку по договору экспедиции | Оформлять свой электронный экспедиторский контур |
Примеры, когда ЭТрН нужна
Производитель отгружает продукцию клиенту, а доставку выполняет транспортная компания. Производитель выступает грузоотправителем, транспортная компания — перевозчиком, клиент — грузополучателем: всем трём нужен обмен ЭТрН. Аналогично работает оптовая поставка со склада в магазин, доставка строительных материалов на объект или перевозка товара между независимыми компаниями.
Если покупатель организовал самовывоз и сам заключил договор с перевозчиком, роль грузоотправителя по перевозочному договору может перейти к покупателю. Продавец при этом оформляет товарные документы, но не должен автоматически считаться грузоотправителем в ЭТрН. Перед запуском обмена сопоставьте условия поставки, договор перевозки, момент передачи груза и кто даёт перевозчику задание.
Когда ЭТрН не применяется или допустима бумага
Первое важное исключение: если организация везёт собственный груз собственным транспортом для собственных нужд и не привлекает стороннего перевозчика, договора перевозки нет и транспортная накладная не требуется. Например, компания перевозит свой инструмент между своими объектами или продавец доставляет собственный товар своей машиной как часть поставки без отдельного договора перевозки. Для такого рейса могут понадобиться иные документы — например, путевой лист и товарные документы, — но не ЭТрН как транспортная накладная.
Приказ Минтранса № 262 разрешает бумажный документ в восьми специальных случаях: перевозка военных грузов при участии Минобороны; отправитель или получатель — иностранное юрлицо без аккредитованного филиала или представительства в России; каботажная перевозка иностранным перевозчиком из ЕАЭС; перевозка для личных, семейных, домашних и иных не связанных с предпринимательством нужд физлица; официально зафиксированный сбой информационной инфраструктуры; отсутствие доступа к интернету в населённом пункте из специального перечня; грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо; перевозка драгоценных металлов и драгоценных камней.
Это не «освобождение по желанию». Для каждого исключения должны быть реальные обстоятельства и документы, подтверждающие основание. В частности, обычная плохая связь на складе не равна сбою, а доставка физлицу не попадает в исключение, если приобретение связано с предпринимательством. Если схема спорная, закрепите её в договоре и получите консультацию до рейса.
Что подготовить до настройки в 1С
- Опишите реальные роли компании: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, экспедитор или несколько ролей.
- Проверьте договоры с перевозчиками и условия поставки: кто заказывает транспорт и кто передаёт груз.
- Получите и проверьте электронные подписи ответственных сотрудников и доверенности.
- Подключите оператора ЭПД и согласуйте с контрагентами готовность к обмену.
- Актуализируйте карточки организаций, контрагентов, адресов, транспортных средств и водителей.
- Назначьте порядок действий при отказе от перевозки, замене машины, частичной приёмке и замечаниях.
Настройка ЭТрН в 1С:Бухгалтерии 8
Ниже — общий сценарий для актуальной 1С:Бухгалтерии 8. Точные названия команд зависят от релиза и прав пользователя, поэтому до начала работ обновите программу и проверьте документацию используемого оператора. Функциональность ЭПД в 1С работает совместно с 1С-ЭДО: для подключения сервиса 1С-ЭПД нужно быть абонентом 1С-ЭДО и включить обмен ЭПД.
Как связать ЭТрН с бухгалтерским учётом
ЭТрН сама по себе не формирует проводки по реализации или поступлению. Бухгалтерский и налоговый учёт по-прежнему основан на документах продажи, поступления, УПД, счетах-фактурах и условиях договоров. Практическая ценность настройки в том, что ЭТрН связывается с конкретной отгрузкой или поступлением, а бухгалтер получает подтверждённую цепочку перевозки без поиска бумажных экземпляров.
Для контроля сопоставляйте номер и статус ЭТрН с документом реализации или поступления, датой фактической передачи груза и условиями перехода права собственности. При разногласиях грузополучатель должен оформить замечания в предусмотренном сценарии, а бухгалтер — не подменять перевозочный документ корректировкой товарной реализации без анализа причины. На закрытии месяца проверьте незавершённые статусы ЭТрН, документы без связанной перевозки и расхождения между датами отгрузки, доставки и поступления.
Типичные ошибки
- Подключать только перевозчика и забывать о грузоотправителе или грузополучателе.
- Считать ЭТрН заменой УПД либо товарной накладной.
- Оформлять бумагу в обычном коммерческом рейсе без основания из приказа Минтранса.
- Не определить, кто является грузоотправителем при самовывозе.
- Не подготовить подписи, доверенности и резервный порядок работы при сбоях.
- Вести карточки водителей и транспорта вне единого процесса, из-за чего сведения расходятся.
Итог
С 1 сентября 2026 года ЭТрН становится рабочим стандартом для участников коммерческой автомобильной перевозки: грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и в связанных сценариях экспедиторов. Продавец или покупатель не освобождается от участия только потому, что не занимается перевозками профессионально. Исключения ограничены законом и приказом Минтранса, поэтому оптимальный путь — заранее описать свои маршруты, определить роли и провести тестовый обмен в 1С.
ТехКон продаёт, внедряет, настраивает и сопровождает программы 1С, а также оказывает бухгалтерский аутсорсинг. Мы поможем проверить ваши сценарии доставки, настроить 1С-ЭДО и 1С-ЭПД, обучить сотрудников и организовать контроль документов.
Получить подробную БЕСПЛАТНУЮ КОНСУЛЬТАЦИЮ по программам 1С и другим вопросам для вашего бизнеса Вы можете по телефону +7 (4712) 220-720 или +7 (919) 213-71-11.
Офис ТехКон на картах: Яндекс Карты, 2ГИС, Google Карты.
Возможно Вы искали: ЭТрН с 1 сентября 2026, кто обязан использовать ЭТрН, исключения ЭТрН, настройка ЭТрН в 1С Бухгалтерии, 1С-ЭПД.
