С 1 сентября 2026 года оформление электронных перевозочных документов становится обязательным для участников перевозочного процесса. Для автомобильных грузоперевозок это означает переход к электронной транспортной накладной — ЭТрН. На подготовку у бизнеса осталось ограниченное время: важно не только подключить сервис, но и настроить обмен между бухгалтерией, складом, логистом, перевозчиком и грузополучателем.
ЭТрН — это электронная форма транспортной накладной. Она фиксирует перевозку груза, роли участников, сведения о грузе, машине и водителе, а также факты приёма и выдачи. Документ проходит через оператора информационной системы электронных перевозочных документов и направляется в ГИС ЭПД. Обычное письмо с файлом или скан бумажной накладной ЭТрН не заменяют.
Какие сроки внедрения ЭТрН планировать компании
Законодательный срок единый, но срок внедрения внутри компании зависит от сложности перевозок. Небольшой бизнес с одним складом и несколькими постоянными перевозчиками может запустить базовый сценарий за несколько недель. Компании с несколькими юридическими лицами, складами, экспедиторами, нестандартным грузом или собственной доработанной базой 1С стоит закладывать несколько месяцев: потребуется согласовать роли, протестировать обмен и отработать исключения.
| Этап | Рекомендуемый срок | Результат |
|---|---|---|
| Аудит текущих перевозок | 1–2 недели | Сценарии перевозок, список участников и ответственных |
| Выбор оператора ЭПД и доступы | 1–3 недели | Подключение, КЭП, права пользователей и реквизиты |
| Настройка 1С и интеграций | 2–6 недель | Передача данных из реализации, контроль заполнения |
| Тестовые перевозки | 2–4 недели | Проверенный маршрут от отгрузки до приёмки |
| Регламент и обучение | 1–2 недели | Понятные действия бухгалтера, склада и логиста |
Это ориентиры для планирования, а не нормативные сроки. Реальный календарь зависит от количества контрагентов, готовности перевозчиков и наличия интеграции. Самая частая ошибка — считать, что вопрос решается установкой одной программы. ЭТрН — межкорпоративный процесс: недостаточно подготовить только свою сторону.
Что нужно сделать до 1 сентября 2026 года
Почему начинать лучше уже сейчас
Перед обязательным переходом возрастает нагрузка на сотрудников и контрагентов: одни компании одновременно подключают сервисы, другие меняют внутренние процессы. Если начать заранее, есть время выбрать подходящее решение, настроить обмен с 1С, проверить справочники и спокойно обучить пользователей. В августе любая задержка — например, неактуальная КЭП, неполные данные перевозчика или неподготовленный склад — может остановить отгрузку.
Для бухгалтера важна связка ЭТрН с первичными документами. Реализация, УПД и услуги перевозчика по-прежнему отражаются в учёте своими документами; ЭТрН подтверждает транспортную часть операции. Настроенный обмен помогает не вводить данные повторно и быстрее сверять продажу, перевозку и фактическую приёмку товара.
Пример календарного плана до обязательного перехода
Практичный план лучше строить от даты обязательного перехода назад. Сначала определите ответственного за проект: как правило, это не только бухгалтер и не только логист. Нужен сотрудник, который сможет собрать требования от продаж, склада, перевозчиков и IT-подрядчика, а затем контролировать выполнение решений. Руководитель должен утвердить сроки, ответственных и порядок принятия спорных решений.
На первом этапе проведите инвентаризацию перевозок за последний месяц или квартал. Сколько отгрузок делает компания, сколько перевозчиков участвует, есть ли разные склады и юридические лица, кто фактически передаёт груз, как оформляются самовывоз и возврат? Соберите образцы заявок, накладных и договоров. Такая картина позволит не обнаружить в день запуска, что один из регулярных сценариев в проект не попал.
На втором этапе выберите и подключите оператора ЭПД, назначьте пользователей, подготовьте сертификаты электронной подписи и проверьте реквизиты всех участников. Важно заранее получить от перевозчиков правила передачи данных автомобиля и водителя. Эти сведения часто становятся известны незадолго до рейса, поэтому в регламенте должен быть установлен крайний срок, канал связи и ответственный за ввод информации.
Далее настраивается учётная система. В 1С необходимо обеспечить, чтобы данные о покупателе, складе, номенклатуре, количестве, упаковке и адресах были пригодны для перевозочного документа. Если менеджер создаёт реализацию, склад собирает товар, а логист работает в отдельном сервисе, согласуйте единый источник для каждого реквизита. Ручное копирование из нескольких таблиц повышает вероятность ошибки и снижает ценность автоматизации.
После настройки проведите не один, а несколько тестов: типовую отгрузку, доставку с участием перевозчика, сценарий с изменением транспорта и случай с расхождением при приёмке. Участники должны не просто увидеть статус «документ отправлен», а пройти весь маршрут до завершения. Каждый выявленный вопрос добавляйте в инструкцию: как исправить адрес, кто связывается с перевозчиком, какие сведения нельзя менять после подписи, где бухгалтер увидит итоговый документ.
Контрольный список руководителя
- Назначены владелец процесса и заместитель на период отпуска или болезни.
- Составлен реестр перевозчиков, экспедиторов, грузополучателей и сценариев отгрузки.
- Выбран оператор ЭПД, подписаны необходимые документы, настроены доступы.
- Проверены КЭП и полномочия подписантов, определён порядок их замены.
- Карточки в 1С содержат актуальные данные организации, контрагентов, складов и товаров.
- Тестовые ЭТрН успешно прошли все этапы с реальными участниками.
- Есть инструкция для менеджера, склада, логиста и бухгалтера, а также контакты поддержки.
- Настроен контроль зависших документов и порядок действий при расхождениях.
Если хотя бы один пункт пока не закрыт, не ждите наступления срока. Начните с короткого обследования: оно обычно быстро показывает, какие доработки действительно нужны, а какие задачи можно решить настройкой типовой 1С и регламентом работы. Чем раньше компания пройдёт первый полноценный маршрут, тем спокойнее будет переход в обязательный формат.
Какие показатели отслеживать после запуска
После перехода полезно еженедельно смотреть не только число созданных ЭТрН, но и качество процесса. В отчёте стоит выделить документы, ожидающие подписи дольше установленного срока, перевозки с ошибкой формата, отгрузки без связанного перевозочного документа и случаи, когда данные реализации отличаются от фактической приёмки. Эти показатели помогают найти узкое место: неактуальный справочник, задержку со стороны перевозчика, недостаток прав у сотрудника или непонятный регламент.
Отдельно контролируйте обратную связь сотрудников. Если склад вынужден сообщать сведения водителя в мессенджере, а бухгалтер вручную ищет статус в нескольких личных кабинетах, процесс ещё можно улучшить. Небольшая доработка обмена или понятный маршрут согласования часто экономят больше времени, чем попытка компенсировать проблему ручной работой. Для компаний с регулярными перевозками стоит утвердить ежемесячную сверку ЭТрН, реализаций и документов перевозчика.
Кого затронет переход
Обязанность относится к участникам перевозочного процесса: грузоотправителям, грузополучателям, перевозчикам и экспедиторам. При этом необходимость транспортной накладной определяется характером перевозки и договорными отношениями. Например, перевозка груза для собственных нужд собственным транспортом — это отдельный сценарий, который нужно оценить с учётом конкретной операции. Не стоит применять один шаблон ко всем доставкам без разбора.
Отдельно проверьте зарубежных контрагентов и специфические виды перевозок: для некоторых случаев нормативные акты предусматривают особенности и допустимость бумажного оформления. Если маршрут, состав участников или груз нестандартны, согласуйте порядок заранее с оператором ЭПД и юристом компании.
Как ТехКон поможет подготовиться
ТехКон помогает компаниям подготовить 1С к переходу на ЭТрН: обследовать процессы, настроить программы и обмен электронными документами, проверить данные, доработать интеграции, обучить пользователей и сопровождать запуск. Мы также продаём, внедряем и поддерживаем решения 1С, а бухгалтерское обслуживание ТехКон помогает выстроить контроль первичных документов и операций в учёте.
Получить подробную БЕСПЛАТНУЮ КОНСУЛЬТАЦИЮ по программам 1С и другим вопросам для вашего бизнеса Вы можете по телефону +7 (4712) 220-720 или +7 (919) 213-71-11.
Офис ТехКон на картах: Яндекс Карты, 2ГИС, Google Карты.
Возможно Вы искали: сроки внедрения ЭТрН, обязательная ЭТрН с 1 сентября 2026 года, переход на электронную транспортную накладную, ЭТрН в 1С.
