Что означает выдача денег под отчет
Деньги под отчет - это средства, которые организация выдает работнику для оплаты расходов в интересах компании. Чаще всего речь идет о покупке материалов, канцтоваров, хозяйственных принадлежностей, оплате услуг, представительских расходах, командировке или мелких расходах, которые удобнее закрыть через сотрудника, а не прямым платежом поставщику.
В бухгалтерском учете такие расчеты проходят через счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Пока работник не отчитался, за ним числится задолженность перед организацией. После предоставления подтверждающих документов бухгалтер отражает расходы, принимает к учету приобретенные ценности, проверяет НДС при наличии права на вычет и закрывает задолженность. Если деньги остались, сотрудник возвращает остаток. Если потратил больше выданной суммы и расходы подтверждены, организация возмещает перерасход.
В 1С:Бухгалтерии 8 этот процесс обычно оформляется тремя группами документов: выдача наличных или перечисление на карту, документ "Авансовый отчет" и документ возврата либо доплаты. Главное - не ограничиваться вводом одной суммы. Нужно правильно заполнить назначение аванса, вкладки расходов, документы поставщиков, счета учета, НДС и аналитику затрат.
Когда используется авансовый отчет
Подотчетные суммы применяют там, где бизнесу нужна оперативность. Например, офис-менеджер покупает бумагу и расходные материалы, водитель оплачивает парковку или мелкий ремонт, сотрудник в командировке оплачивает проживание, проезд и суточные, руководитель проводит представительскую встречу с подтверждающими документами. В каждом случае бухгалтеру важно понять не только сумму, но и экономический смысл расхода.
Для 1С это влияет на выбор вкладки и счетов учета. Материалы отражаются как поступление запасов, услуги - как расходы периода или расходы будущих периодов, командировочные - по соответствующим статьям затрат, оплата поставщику - как расчет с контрагентом. Если все расходы заносить одной строкой без аналитики, учет быстро становится непрозрачным: сложно проверить ОСВ, закрытие месяца, НДС и управленческую расшифровку затрат.
Общий порядок учета в 1С
Типовой процесс можно представить как цепочку: организация выдает аванс, сотрудник совершает покупку или несет расходы, передает первичные документы, бухгалтер оформляет авансовый отчет, затем закрывает остаток взаиморасчетов. В 1С важно, чтобы документы шли в той же логике, иначе на счете 71 останутся зависшие суммы.
Пример: сотруднику выдали деньги на покупку материалов
Допустим, организация выдала сотруднику 15 000 рублей на покупку хозяйственных материалов. Сотрудник приобрел материалы на 13 800 рублей и вернул остаток 1 200 рублей в кассу. Документы от поставщика переданы в бухгалтерию: кассовый чек и товарный документ. В 1С бухгалтер отражает выдачу денег, затем авансовый отчет, затем возврат остатка.
Сначала оформляется документ "Выдача наличных" с видом операции, связанным с выдачей подотчетному лицу. В документе указываются организация, касса, сотрудник, сумма, статья движения денежных средств и назначение. При проведении обычно формируется проводка Дт 71.01 Кт 50.01. Если деньги перечисляются на карту, используется банковский документ, и кредитовым счетом будет расчетный счет организации.
Затем создается документ "Авансовый отчет". В шапке выбирается организация, подотчетное лицо и склад, если куплены материалы. В табличной части на вкладке товаров отражаются номенклатура, количество, цена, счет учета запасов и документы поставщика. Если в документах есть корректный счет-фактура или универсальный передаточный документ с НДС и организация имеет право на вычет, НДС заполняют отдельно по правилам учета НДС. Если оснований для вычета нет, сумму налога включают в стоимость или расходы в зависимости от ситуации.
| Этап | Документ 1С | Типовая проводка | Что проверить |
|---|---|---|---|
| Выдача аванса | Выдача наличных или списание с расчетного счета | Дт 71.01 Кт 50.01 или 51 | Сотрудник, сумма, назначение, статья ДДС |
| Принятие материалов | Авансовый отчет, вкладка товаров | Дт 10 Кт 71.01 | Номенклатура, склад, счет учета, первичка |
| Отражение услуг или прочих расходов | Авансовый отчет, вкладки услуг или прочее | Дт 20, 26, 44 или 91 Кт 71.01 | Статья затрат, подразделение, экономическая обоснованность |
| Возврат остатка | Поступление наличных или поступление на расчетный счет | Дт 50.01 или 51 Кт 71.01 | Сумма остатка и закрытие задолженности |
| Возмещение перерасхода | Выдача наличных или списание с расчетного счета | Дт 71.01 Кт 50.01 или 51 | Подтверждение расходов и задолженность организации |
После проведения авансового отчета задолженность сотрудника должна уменьшиться на сумму подтвержденных расходов. В нашем примере после отчета на 13 800 рублей по счету 71 остается дебетовое сальдо 1 200 рублей. Когда сотрудник вернул остаток в кассу, документ поступления наличных закрывает эту сумму проводкой Дт 50.01 Кт 71.01. В оборотно-сальдовой ведомости по счету 71 по сотруднику остатка быть не должно.
Как заполнить авансовый отчет
Документ "Авансовый отчет" находится в разделе, связанном с банком и кассой или покупками, в зависимости от интерфейса и настроек 1С. В типовой БП 3.0 пользователь выбирает организацию, сотрудника и аванс, которым закрываются расходы. Если документ создается на основании выдачи денег, часть реквизитов заполняется автоматически, что снижает риск ошибки.
Вкладки документа следует выбирать по характеру операции. Для купленных товаров и материалов используется вкладка с товарами, где важны склад, номенклатура и счет учета. Для услуг - вкладка услуг, где особенно важны счет затрат, подразделение и статья затрат. Для оплаты поставщику через сотрудника используется вкладка оплаты, потому что экономический смысл операции связан не с прямым признанием расхода, а с закрытием задолженности перед контрагентом. Для командировки применяются строки, связанные с командировочными расходами: билеты, проживание, суточные и другие подтвержденные расходы.
Если в организации ведется учет по проектам, направлениям деятельности, подразделениям или статьям затрат, аналитику нужно заполнить сразу. Иначе отчет может пройти формально, но управленческая отчетность и закрытие месяца дадут искажения. Это одна из частых причин, по которой бухгалтеры затем вручную исправляют операции или делают дополнительные корректировки.
Какие документы должен предоставить сотрудник
Сотрудник должен подтвердить расходы документами, из которых видно, что покупка или оплата связана с деятельностью организации. Для товаров и материалов обычно нужны кассовый чек и документ, раскрывающий состав покупки. Для услуг - акт, чек, договор или иной первичный документ. Для командировки - приказ или распоряжение при необходимости, билеты, маршрутные квитанции, документы гостиницы, чеки, служебные документы по правилам компании.
Бухгалтеру важно проверить дату, продавца, сумму, содержание покупки, наличие обязательных реквизитов, соответствие утвержденному назначению аванса и корректность НДС. Если работник принес только чек с общей суммой без расшифровки, может быть сложно доказать состав расходов. Если расход экономически не связан с деятельностью организации, его нельзя автоматически относить на налоговые расходы только потому, что деньги были выданы под отчет.
- подотчетное лицо совпадает с получателем денег;
- расход относится к деятельности организации и понятен по документам;
- сумма аванса, сумма отчета, остаток или перерасход сходятся;
- счета учета и статьи затрат выбраны по экономическому смыслу операции;
- НДС отражен только при наличии корректных документов и права на вычет;
- после возврата или доплаты счет 71 закрыт по сотруднику.
Возврат остатка и перерасход
После авансового отчета возможны три результата. Первый - сотрудник потратил ровно столько, сколько получил. Тогда задолженность закрывается авансовым отчетом. Второй - потратил меньше, и у него остается долг перед организацией. Такой остаток нужно вернуть в кассу или на расчетный счет. Третий - потратил больше. Если расходы подтверждены и согласованы, организация возмещает перерасход.
В 1С возврат остатка обычно оформляется документом поступления наличных с видом операции для возврата от подотчетного лица. Если возврат идет безналично, используется поступление на расчетный счет. Перерасход закрывается новой выдачей наличных или банковским списанием в пользу сотрудника. Важно не оформлять перерасход как обычную выплату без связи с подотчетными расчетами: иначе счет 71 может остаться некорректным.
НДС и налоговый учет
НДС по подотчетным расходам требует внимательности. Сам факт оплаты через сотрудника не дает права на вычет. Нужны корректные документы, соблюдение общих условий для вычета и правильное отражение операции в 1С. Если поставщик выдал счет-фактуру или УПД с НДС, организация применяет общий режим и покупка используется в облагаемых НДС операциях, бухгалтер может принять НДС к вычету при выполнении всех требований. Если подтверждающих документов недостаточно, НДС обычно не выделяют к вычету.
Для налога на прибыль или УСН расход также оценивается не по способу оплаты, а по его документальному подтверждению, экономической обоснованности и правилам конкретного налогового режима. Поэтому в 1С следует не только провести авансовый отчет, но и проверить, как расход попал в налоговый учет. В разных организациях настройки учетной политики, статьи затрат и способы отражения расходов могут отличаться.
Командировочные расходы
Отдельный блок подотчетных сумм - командировки. Здесь часто встречаются проезд, проживание, суточные, дополнительные сборы, служебная связь и другие расходы. В 1С они также могут отражаться через авансовый отчет, но аналитика должна показывать характер командировки и статью затрат. По суточным важно соблюдать внутренние нормы и налоговые ограничения, а по билетам и гостинице - корректно хранить документы.
Если компания регулярно направляет сотрудников в командировки, стоит заранее настроить статьи затрат, шаблоны заполнения, правила согласования и порядок хранения документов. Тогда бухгалтерия не будет каждый раз вручную разбирать однотипные расходы, а руководитель сможет видеть структуру затрат по подразделениям и направлениям.
Частые ошибки при учете подотчетных сумм
Первая ошибка - выдали деньги, но не оформили авансовый отчет вовремя. В результате на счете 71 копится задолженность, а расходы не отражаются в нужном периоде. Вторая ошибка - авансовый отчет заполнен одной общей строкой без номенклатуры, склада и статьи затрат. Такой подход ухудшает аналитику и усложняет проверки. Третья ошибка - НДС принимается к вычету без достаточных документов. Четвертая - остаток или перерасход закрывают документом не того вида, и задолженность по сотруднику остается.
Еще одна распространенная проблема - отсутствие внутреннего регламента. Если сотрудники не знают сроки отчета, состав документов и порядок согласования, бухгалтерия получает неполный пакет первички. В 1С это отражается в виде ручных исправлений, зависших сумм и спорных расходов. Хороший регламент и аккуратные настройки программы обычно экономят больше времени, чем последующая разборка ошибок.
Как проверить учет в 1С
После проведения документов откройте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 с отбором по сотруднику. По закрытому авансу не должно быть необъяснимого сальдо. Если остаток есть, расшифруйте его до документа: возможно, не проведен возврат, авансовый отчет введен не на того сотрудника, выбран другой договор, не совпала организация или документ находится в другом периоде.
Также полезно проверить карточку счета 71, анализ субконто по подотчетным лицам, отчет по движениям документа и закрытие месяца. По материалам проверьте складской учет и счет 10, по услугам - счета затрат, по НДС - книгу покупок и регистр НДС. Если используется управленческая аналитика, проверьте статьи затрат, подразделения, проекты и направления деятельности.
Какие настройки 1С стоит продумать заранее
Чтобы учет подотчетных сумм не превращался в ручную работу, в 1С желательно заранее настроить справочники и правила заполнения. В первую очередь проверьте список сотрудников и физических лиц, потому что ошибки в связке сотрудника и подотчетного лица приводят к неверной аналитике по счету 71. Затем настройте статьи движения денежных средств для выдачи аванса, возврата остатка и возмещения перерасхода. Это помогает видеть реальные денежные потоки, а не только бухгалтерские проводки.
Следующий важный блок - статьи затрат и счета учета. Для хозяйственных расходов, командировок, представительских расходов, услуг связи, ГСМ, материалов и прочих операций лучше использовать понятные статьи, которые совпадают с управленческой логикой компании. Если статьи названы слишком общо, руководитель не увидит структуру расходов. Если их слишком много и они дублируют друг друга, бухгалтеры начнут выбирать разные варианты для одинаковых операций.
Отдельно стоит настроить права пользователей. Не каждому сотруднику нужен доступ к бухгалтерским проводкам, но бухгалтерии может потребоваться оперативно видеть документы, прикрепленные файлы и историю согласования. В некоторых компаниях удобно использовать дополнительные обработки, маршруты согласования или обмен с сервисами электронных документов. Это особенно полезно, если сотрудники работают удаленно или часто ездят в командировки.
Внутренний регламент: что закрепить в компании
Даже хорошо настроенная 1С не заменяет понятный внутренний порядок. В регламенте стоит указать, кто имеет право получать деньги под отчет, на какие цели они выдаются, в какие сроки сотрудник должен представить авансовый отчет и какие документы обязан приложить. Также полезно определить, кто согласует перерасход, как возвращается остаток, допускается ли перечисление на банковскую карту и какие лимиты действуют для отдельных видов расходов.
Регламент помогает избежать конфликтов между сотрудником, руководителем и бухгалтерией. Работник заранее понимает, какие документы нужно сохранить. Руководитель видит, какие расходы требуют согласования. Бухгалтер получает полный пакет первички и не тратит время на переписку после закрытия месяца. В 1С такой порядок можно поддержать шаблонами операций, комментариями в назначении аванса, настройками статей затрат и регулярной проверкой счета 71.
Для малого бизнеса этот блок может быть коротким, но он все равно нужен. Например: деньги выдаются только по заявке, отчет предоставляется в установленный срок после покупки или командировки, расходы без подтверждающих документов отдельно согласуются с руководителем, остаток возвращается в кассу или на расчетный счет. Для среднего бизнеса регламент обычно детализируют по подразделениям, проектам, лимитам и видам расходов.
На практике удобно назначить регулярную дату контроля подотчетных сумм: например, перед закрытием месяца бухгалтер формирует отчет по счету 71, рассылает ответственным сотрудникам список незакрытых авансов и отдельно проверяет старые остатки. Такой простой порядок снижает риск забытых авансов, спорных расходов и внезапных вопросов при подготовке отчетности.
Как ТехКон помогает с учетом подотчетных лиц
ТехКон продает, внедряет, сопровождает и дорабатывает программы 1С под реальные процессы компании. Если подотчетные суммы занимают много времени, специалисты помогут настроить права пользователей, статьи затрат, шаблоны операций, печатные формы, аналитику, обмены, контроль остатков и отчеты руководителя. Для компаний, которым важно снять нагрузку с внутренней бухгалтерии, ТехКон также предоставляет бухгалтерский аутсорсинг.
Практическая ценность настройки особенно заметна там, где много сотрудников, командировок, мелких закупок или распределения расходов по проектам. Вместо ручного контроля в таблицах бухгалтер получает прозрачную цепочку документов в 1С: выдача денег, авансовый отчет, подтверждающая первичка, возврат или возмещение, контроль счета 71 и корректное попадание расходов в учет.
Получить подробную БЕСПЛАТНУЮ КОНСУЛЬТАЦИЮ по программам 1С и другим вопросам для вашего бизнеса Вы можете по телефону +7 (4712) 220-720 или +7 (919) 213-71-11.
Возможно Вы искали: деньги под отчет в 1С, авансовый отчет в 1С Бухгалтерия, учет подотчетных лиц в 1С, счет 71 в 1С, как оформить авансовый отчет, возврат подотчетных сумм в 1С, перерасход по авансовому отчету.
