Как отправить ЭТрН в 1С:Бухгалтерии: мини-инструкция
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) нужна участникам автомобильной перевозки для обмена сведениями о грузе, маршруте и сторонах перевозки. В 1С:Бухгалтерии 8 работа с такими документами ведётся через сервис 1С-ЭПД и электронный документооборот. Ниже — короткий порядок действий для грузоотправителя. Названия команд могут незначительно отличаться в зависимости от релиза программы и подключённого оператора ЭДО.
Что подготовить заранее
- обновлённую 1С:Бухгалтерию с подключённым 1С-ЭДО / 1С-ЭПД;
- настроенный обмен с контрагентами и выбранный формат электронных перевозочных документов;
- действующую УКЭП сотрудника, который подписывает документ;
- точные данные грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика, водителя, автомобиля, адресов погрузки и разгрузки;
- документ реализации или счёт — если ЭЗЗ создаётся на его основании.
По актуальной информации фирмы «1С», в 1С:Бухгалтерии предприятия можно создать электронный заказ (заявку, ЭЗЗ) на основании «Реализации товаров и услуг» или «Счёта покупателю», а затем сформировать по нему ЭТрН. Перед первым рабочим рейсом удобно пройти сценарий в демонстрационном режиме и проверить права подписантов.
Шаг 1. Проверьте готовность ЭДО и ЭПД
Откройте настройки ЭДО и убедитесь, что для нужного контрагента разрешён обмен электронными транспортными накладными. Проверьте организацию, сертификат и полномочия подписанта. Если в компании есть логист, кладовщик и водитель, заранее определите, кто и на каком этапе заполняет свой титул.
При подготовке к обязательному электронному документообороту особенно важно согласовать процесс с перевозчиком и грузополучателем: у всех участников должны быть корректные реквизиты и возможность подписывать свои документы. При необходимости направьте приглашение к обмену заранее; в современных версиях библиотеки электронных документов доступна и отправка ЭПД без предварительного обмена приглашениями, но настройки всё равно лучше проверить до рейса.
Шаг 2. Создайте ЭЗЗ и ЭТрН
Создайте электронный заказ (заявку) на основании реализации или счёта, если этот сценарий используется в вашей базе. Заполните условия перевозки. Затем сформируйте электронную транспортную накладную на основании ЭЗЗ. В карточке ЭТрН внимательно проверьте раздел грузоотправителя: именно его информация подписывается и отправляется первой.
Шаг 3. Заполните обязательные сведения
В форме ЭТрН заполните сведения о грузе, его количестве и упаковке, точках погрузки и разгрузки, участниках перевозки, транспортном средстве и водителе. До записи ещё раз сопоставьте данные с договором перевозки и первичными документами. Ошибка в ИНН, адресе, машине или составе груза обычно приводит не к «техническому» исправлению, а к необходимости корректировать титул и повторять согласование.
После записи программа присвоит документу номер и дату. Если часть данных пока уточняется, не подписывайте готовящийся титул: сохраните документ и завершите заполнение после подтверждения от перевозчика. Так ниже риск отправить юридически значимый документ с неверными реквизитами.
Шаг 4. Подпишите и отправьте
В стандартном сценарии кнопка «Отправить» подписывает информацию грузоотправителя УКЭП и передаёт её оператору информационной системы электронных перевозочных документов. Далее документ направляется перевозчику, а сведения передаются в ГИС ЭПД. Не ограничивайтесь сообщением об отправке: дождитесь изменения статуса и проверьте карточку документа в «Текущих делах ЭДО».
Шаг 5. Контролируйте дальнейший обмен
Отправка грузоотправителем — не финал процесса. Перевозчик и грузополучатель заполняют и подписывают свои титулы в зависимости от роли и этапа перевозки. Откройте «Текущие дела ЭДО» или «Архив ЭДО», чтобы просмотреть содержимое ЭТрН, увидеть входящие ответы и отследить, не требуется ли действие от вашей организации.
Если ЭТрН зависла в статусе «На контроле», сначала проверьте журнал ЭДО, срок действия сертификата, права пользователя и корректность реквизитов. Затем уточните у контрагента или перевозчика, доступен ли их оператор и назначен ли ответственный подписант. Не создавайте дубликат накладной до выяснения статуса первой отправки.
Частые ошибки и как их избежать
Не совпадают реквизиты сторон. Сверяйте ИНН, КПП, наименование и адрес не с устаревшей карточкой контрагента, а с документами, по которым стороны реально работают сейчас. Отдельно проверьте, в чьей роли организация выступает в конкретной перевозке: это влияет на набор титулов и подписей. Если функции грузоотправителя выполняет экспедитор, маршрут работы может отличаться от обычной продажи покупателю.
Сертификат есть, но подписать не получается. Наличие файла сертификата само по себе не гарантирует успешную отправку. У сотрудника должны быть настроены права в 1С, действующая подпись и полномочия подписанта. Если подпись выдавалась руководителю, а накладную формирует логист, заранее определите допустимый порядок подписания и убедитесь, что он отражён в настройках и доверенностях компании.
Накладная создана, но не передана. После записи документа нужна отдельная команда отправки и подтверждение выбора подписи. Контролируйте не только появление ЭТрН в списке, но и статус после отправки. Папка «На контроле» означает, что обмен продолжается: документ ждёт обработки оператором или действий других участников. Для диагностики не пересоздавайте документ сразу — сначала откройте карточку, журнал ЭДО и текст технического сообщения.
Данные о рейсе меняются в последний момент. Обсуждайте с перевозчиком принцип работы до того, как документ будет подписан. Если изменились автомобиль, водитель, адрес или данные груза, оцените необходимость оформления исправления по принятому у вас процессу. Не пытайтесь «исправить» уже отправленный юридически значимый титул изменением только первичного документа в учёте: сначала нужно понять статус ЭТрН и доступные действия в обмене.
Нет ответственного за контроль статусов. Назначьте сотрудника, который ежедневно проверяет «Текущие дела ЭДО», особенно в дни отгрузок. Внутренний регламент может быть совсем коротким: менеджер готовит данные реализации, логист проверяет маршрут и транспорт, уполномоченный сотрудник подписывает, а бухгалтер или логист контролирует завершение обмена. Такой порядок помогает быстро найти участок, на котором документ остановился.
Короткий чек-лист перед отправкой
- ЭДО и 1С-ЭПД подключены, сертификат УКЭП действует.
- Указаны все стороны и их роли в перевозке.
- Сверены груз, адреса, автомобиль и водитель.
- Документ записан, ошибок контроля нет.
- После отправки статус проверен в «Текущих делах ЭДО».
С 1 сентября 2026 года для ряда перевозочных документов начинается обязательный электронный формат, поэтому процесс стоит проверить заранее на реальном бизнес-сценарии. ТехКон помогает подключить и настроить 1С-ЭДО и 1С-ЭПД, обновить 1С, распределить права пользователей и адаптировать учётный контур под работу с перевозочными документами. Мы также сопровождаем 1С и оказываем бухгалтерский аутсорсинг — поможем выстроить понятный маршрут от реализации до контроля статуса ЭТрН.
Получить подробную БЕСПЛАТНУЮ КОНСУЛЬТАЦИЮ по программам 1С и другим вопросам для вашего бизнеса Вы можете по телефону +7 (4712) 220-720 или +7 (919) 213-71-11.
Офис ТехКон на картах: Яндекс Карты, 2ГИС, Google Карты.
Возможно Вы искали: как отправить ЭТрН в 1С:Бухгалтерии, электронная транспортная накладная в 1С, настройка 1С-ЭПД, 1С-ЭДО для перевозочных документов.
