Давайте разберемся, что это такое?
Электронный документооборот —это процесс обмена электронными документами, его ведут в специальных ЭДО.
Главные преимущества, выполняемые при пользовании ЭДО:
—Быстрая подготовка закрывающих документов
—Отправка документов за минуту
—Сокращение расходов
Основные направления ЭДО:
• Быстрое создание, подписание и отправка электронных документов
• Работа с товарами с обязательной маркировкой и прослеживаемостью
• Обмен документами с контрагентами, которые используют другие системы ЭДО
• Быстрый поиск документов по запросу госорганов или налоговой проверке
• Работа с документами по всей филиальной сети
• Быстрое создание, подписание и отправка электронных документов
Условно ЭДО можно разделить на две крупные категории:
1. По сфере правовых отношений, между субъектами, которые участвуют в организации электронного документооборота.
2. По виду документов, которые проходят через ЭДО.
Если говорить о сфере правовых отношений, то выделяют следующие виды:
• внутренний ЭДО
• внешний ЭДО
• ЭДО с государственными структурами
Внутренний ЭДО-это обмен документами внутри компании, зачастую крупные организации имеют несколько филиалов, следовательно для них внутренний ЭДО-необходимость,
Внешний ЭДО – это ЭДО могут использовать абсолютно все сотрудники компании.
Наиболее распространен электронный документооборот:
• В бухгалтерии- с его помощью сдают отчетность, собирают и передают документы (акты, накладные, сверки, ведомости и тд).
• В отделе кадров- прием, увольнение, отпуск.
• На складе- любое перемещение товара, можно отразить в документах.
• В управлении-менеджеры и руководители могут следить за исполнением распоряжений
По виду документов:
• управленческие,
• производственный,
• кадровый,
• бухгалтерский,
• складской,
• технологический,
• конфиденциальный,
• архивный
Что необходимо сделать организации, чтобы перейти на электронный документооборот?
В первую очередь необходимо получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) руководителю и всем, кто будет работать с системой ЭДО и подписывать документы.
Также есть необходимость рассказать о видах электронных подписей, так как клиенты, зачастую не зная разницы между ними, становятся в тупиковое состояние, при выборе того, какую им стоит заказать.
Рекомендуется все же использовать КЭП, т.к. ее возможности намного шире и не придется каждый раз сверяться со списками и разрешениями.
Далее вам необходимо заключить договор с компанией занимающейся подключением ЭДО, а также подключиться к системе облачного документооборота, в которой будет происходить обмен документами. Всё это, Вы можете сделать, связавшись с нашей компанией любым удобным способом, для этого Вам необходимо перейти на наш сайт:
https://it-tehcon.ru/
либо по телефону:
8 (4712) 220-720
Возможности электронного документооборота (ЭДО) многогранны: можно обмениваться документами с поставщиками и покупателями, направлять сведения в государственные структуры, сдавать отчетность, получать ответы на запросы и выписки, контролировать и согласовывать договоры. А также, системы ЭДО позволяют автоматизировать работу с документами. Скорость – один из главных плюсов электронного документооборота, так же что все функции по документообороту можно совершать, не покидая рабочего места или даже собственной квартиры, если вы работаете удаленно.
ТЕГИ: ЭДО, электронный документооборот, отчетность, обмен документами, поставщики, покупатели, системы ЭДО, скорость, автоматизация работ,внутренний ЭДО
• внешний ЭДО
