Использование электронного обмена документами (1С-ЭДО)

В этой статье рассказывается об использовании сервиса 1С-ЭДО, обеспечивающего обмен юридически значимыми электронными документами, в том числе электронными счетами-фактурами, прямо из программ на платформе «1С:Предприятие».

Преимущества

Использование 1С-ЭДО обеспечивает следующие преимущества:

• ускорение обмена документами со своими контрагентами: сформировать, подписать и отправить электронный документ можно нажатием одной кнопки — проще и быстрее, чем бумажный документ;
• значительное cокращение затрат на ведение документооборота;
• устраняется «ручной» ввод данных в программы «1С:Предприятия»: из полученных электронных документов автоматически создаются документы учетной системы, исчезают ошибки ручного ввода данных;
• функции подготовки и подписания документов могут быть разделены между пользователями;
• автоматическое заполнение журналов и реестров входящих и исходящих электронных документов;
• архив отправленных и полученных электронных документов является частью программы «1С:Предприятия»;
• возможен обмен электронными документами с контрагентами, которые используют другие учетные программы (не 1С);
• электронные документы можно отправить в ФНС в ответ на запрос, используя сервис «1С-Отчетность».

Стоимость

Подключение к 1С-ЭДО осуществляется бесплатно. Плата за использование 1С-ЭДО:

Тариф абонента	Бесплатная отправка
Уровня ПРОФ, КОРП, СПЕЦ или ERP	до 100 комплектов документов в месяц
Уровня Базовый	до 50 комплектов документов в месяц

Все входящие электронные сообщения 1С-ЭДО бесплатны.

Как подключиться

Чтобы подключиться к 1С-ЭДО, пользователю необходимо выполнить следующие действия:

1. Установить на свой компьютер средства криптографии (криптопровайдер Крипто ПРО или VipNET).
2. Приобрести квалифицированную электронную подпись.
3. Настроить 1С-ЭДО в приложении сервиса.

Установка криптопровайдера

Для использования 1С-ЭДО необходимо установить на компьютер пользователя криптопровайдер — программу, осуществляющую реализацию криптографических алгоритмов для выполнения электронной подписи.

В настоящее время для 1С-ЭДО поддерживаются криптопровайдеры:

• VipNet CSP (разработчик ОАО "ИнфоТеКС");
• CryptoPro CSP (разработчик ООО "КРИПТО-ПРО").

Принимая решение, какую из этих программ выбрать, необходимо учесть следующее:

• если вы уже используете одну из программ VipNet CSP или CryptoPro CSP на своем компьютере для работы с другими электронными сервисами, рекомендуется использовать эту же программу и для работы с 1С-ЭДО;
• на компьютере может быть установлен только одна программа-криптопровайдер, иначе возможны конфликты этих программ между собой;
• программа ViPNet CSP распространяется бесплатно, а CryptoPro CSP — на платной основе.

Руководства по установке и использованию криптопровайдеров VipNet CSP и CryptoPro CSP приведены на интернет-сайтах их разработчиков:

• сайт ОАО «ИнфоТеКС» (ViPNet CSP);
• сайт ООО «КРИПТО-ПРО» (КриптоПро CSP).

Приобретение электронной подписи

Если у пользователя уже имеется локальная квалифицированная электронная подпись, например, используемая для 1С-Отчетности, рекомендуется применять для 1С-ЭДО эту же электронную подпись.

При отсутствии локальной квалифицированной электронной подписи можно:

• получить ее с помощью конфигурации «1С:Клиент ЭДО 8 ред. 2.0»:

  1. скачать бесплатную электронную поставку конфигурации «1С:Клиент ЭДО 8 ред. 2.0» (ее можно заказать на Портале ИТС или скачать с сайта «1С:Обновление программ»);
  2. подать из нее заявку на получение квалифицированного сертификата электронной подписи через сервис «1С:Подпись»
• использовать электронную подпись, полученную с помощью портала 1c-etp.ru (тариф «ОФД» этого портала пригоден для 1С-ЭДО);
• использовать квалифицированную электронную подпись, полученную с помощью любого другого аккредитованного Минкомсвязи удостоверяющего центра.

Использование

После настройки 1С-ЭДО можно использовать обмен электронными документами с контрагентами.

Проверка подключения контрагента

В программах 1С в справочнике Контрагенты можно проверить, подключен ли ваш контрагент к 1С-ЭДО — если подключен, то это показано в колонке ЭДО справочника Контрагенты.
Часть контрагентов могут быть подключено к сервисам операторов ЭДО, не являющихся участниками системы 1С-ЭДО. В этом случае необходимо организовывать обмен через «роуминг», как это описано в статье Настройка роуминга для пользователей 1С-ЭДО.

Приглашение к обмену документами

Если контрагент подключен к 1С-ЭДО, то для того, чтобы обмениваться с ним электронными документами, необходимо отправить ему приглашение к обмену и дождаться принятия приглашения, как это показано в видеоролике 1С-ЭДО.

Обмен документами

Ниже приведены ссылки на статьи по обмену электронными документами с помощью 1С-ЭДО в программе 1С:Бухгалтерия предприятия.

Обмен электронными первичными документами:

• Выставление электронного первичного документа
• Выставление исправленного электронного первичного документа
• Получение электронного первичного документа
• Получение исправленного электронного первичного документа
• Аннулирование электронного первичного документа по инициативе продавца
• Аннулирование электронного первичного документа по инициативе покупателя

Обмен счетами-фактурами:

• Выставление электронного счета-фактуры
• Выставление исправленного электронного счета-фактуры
• Выставление корректировочого электронного счета-фактуры
• Выставление электронного счета-фактуры на аванс
• Получение электронного счета-фактуры
• Получение исправленного электронного счета-фактуры
• Получение корректировочного электронного счета-фактуры
• Получение электронного счета-фактуры на аванс
• Аннулирование электронных счетов-фактур

Обмен электронным универсальным передаточным документом (УПД):

• Выставление электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД)
• Выставление исправленного электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (исправленного УПД)
• Выставление электронного документа о передаче права на использование программы для ЭВМ (УПД)
• Выставление электронного УПД с функцией счета-фактуры и документа об отгрузке товаров и оказании услуг
• Выставление электронного УПД с функцией счета-фактуры и документа об оказании длящейся услуги
• Получение электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД)
• Получение исправленного электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (исправленного УПД)
• Получение электронного документа о передаче права на использование программы для ЭВМ (УПД)
• Получение электронного УПД с функцией счета-фактуры и документа об отгрузке товаров и оказании услуг
• Получение электронного УПД с функцией счета-фактуры и документа об оказании длящейся услуги

Обмен электронным универсальным корректировочным документом (УКД):

• Выставление электронного корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости (УКД)
• Получение электронного корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости (УКД)

Обмен электронными документами у посредников:

• Применение ЭДО при реализации товаров через комиссионера
• Применение ЭДО при реализации товаров комиссионером

Обмен произвольными электронными документами:

• Выставление произвольного электронного документа
• Получение произвольного электронного документа